En général, les réunions consommateurs sont organisées en demi journées de 4 heures avec une pause en milieu de réunion.

La réunion est menée par un animateur qui commence par un tour de table des consommateurs présents en leur demandant d’annoncer leur prénoms leur âge et leur activité. L’atmosphère d’un groupe est en général très détendue, le but étant que chaque personne autour de la table puisse exprimer son point de vue, son ressenti sur l’ensemble des sujets abordés.
L’objectif de la réunion est annoncé et l’animateur engage le débat sur le positionnement de la marque, la charte graphique du site, la présentation de l’offre, les entrées principales… tout dépend de l’objectif fixé au départ pour le groupe.

Des entretiens individuels sont menés en fin de réunion ou en parallèle. L’animateur demande alors à chaque participant du groupe placé seul devant un écran, de réaliser une séries de tâches : trouver un produit de telle catégorie, consulter son panier…
L’entretien individuel est chronométré.

L’ensemble de la réunion : en groupe et en individuel est enregistrée en vidéo afin d’être analysée par la suite par le groupe de travail du projet.

A la fin de la réunion, chaque participant signe une feuille de participation et reçoit en échange des bons d’achats ou des cadeaux de la marque !